ESFAC - Ecole Supérieure des Formations Administratives & Commerciales > Secrétariat - Organisation

Secrétaire assistant

Missions professionnelles

L’emploi de secrétaire assistant(e) se caractérise par une grande polyvalence. Il (elle) intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe.

Le (la) secrétaire assistant(e) contribue à la qualité de la communication de l’entreprise. Il (elle) en valorise l’image et est le relais de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.

Il (elle) facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Il (elle) assure la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.

Il (elle) assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.

Selon l’activité de l’entreprise, il (elle) assure le suivi administratif des opérations commerciales - achats et ventes - et le suivi administratif courant du personnel.

L’utilisation de la langue anglaise peut également être demandée pour transférer un appel téléphonique ou prendre un message.

Métiers visés

  • Secrétaire assistant
  • Employé administratif

Modalités

Modalité d'inscription et de positionnement

  • Sur dossier (possibilité de le télécharger sur le site de l’ESFAC)
  • Entretien individuel approfondi
  • Être titulaire d’un CAP ou BEP ou en avoir le niveau

Validation du diplôme

  • Diplôme d’État, validé par le Ministère du Travail et de l’Emploi inscrit au RNCP n°193

Réglement Examen

Étude de cas Mise en situation
Mise en situation
écrite
orale
4 h 30
15 mn
Évaluation complémentaire Rédaction d’une fiche de synthèse décriant les modes de conservation et de traçabilité de l’information que le candidat a observés ou mis en pratique lors de ses périodes en entreprises écrite
orale
10 mn
Entretien avec un jury* Évaluer la représentation que se fait le candidat de l’emploi et des comportements professionnels induits orale 30 mn

*Le candidat est évalué par un jury composé de professionnels sur la base des éléments suivants :

  • les résultats aux évaluations réalisées en cours de formation
  • un dossier professionnel (DP)
  • une mise en situation professionnelle
  • un entretien avec le jury

Programme

ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRETARIAT ET ASSISTER UNE ÉQUIPE

  • Produire des documents professionnels courants
  • Assurer la communication des informations utiles à l’activité du service ou de la structure
  • Assurer le classement et l’archivage des documents du service ou de la structure
  • Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur
  • Assurer le traitement du courrier
  • Coordonner le planning d’activités d’une équipe et fixer des rendez-vous
  • Organiser les déplacements et les réunions
  • Gérer les stocks de consommables

RÉALISER LE TRAITEMENT ADMINISTRATIF DES DIFFÉRENTES FONCTIONS DE L’ENTREPRISE

  • Assurer l’administration des achats et des ventes
  • Régler les litiges administratifs ou commerciaux de premier niveau
  • Assurer le suivi administratif courant du personnel
  • Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l’activité du service ou de l’entreprise

Lieu de formation

Modalités de financement

Afin de répondre aux besoins de chacun, les formations peuvent être suivies en :

  • Autres : nous consulter
  • Congé Individuel de Formation - CDD
  • Congé individuel de Formation - CDI
  • Contrat de professionnalisation
  • Convention de Formation Individuelle - Etudiant
  • CSP : Contrat de Sécurisation Professionnelle
  • Financement Région Normandie
  • Période de Professionnalisation
  • ...
En savoir plus

Et après ?

  • A la suite de son stage, Marina a été embauchée comme assistante administrative dans un centre hospitalier.
    Carole a signé un CDI au poste de secrétaire médicale
  • Florine occupe un poste de secrétaire juridique au sein d'un cabinet d'avocats. Elle prépare un Titre Assistant de Direction dans le cadre d'un contrat de professionnalisation

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