ESFAC - Ecole Supérieure des Formations Administratives & Commerciales > Comptabilité - Gestion

Secrétaire comptable

Missions professionnelles

L’emploi de secrétaire comptable est à la jonction des métiers de secrétaire et de comptable. Il se caractérise par une combinaison d’activités relevant de ces deux domaines au sein du même emploi.

Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Il assure la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.

Il gère en direct l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, assure la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi que l’organisation des réunions et des déplacements de son responsable et de ses collaborateurs.

Il assure le suivi administratif des opérations commerciales - achats et ventes - et le suivi administratif courant du personnel.

Le secrétaire comptable recueille, contrôle et comptabilise les documents commerciaux, sociaux et fiscaux (TVA) nécessaires à la tenue de la comptabilité dans le respect de la réglementation. Il vérifie, justifie et rectifie les comptes pour l’ensemble des opérations courantes.

Il enregistre les opérations dans le respect des normes comptables et des procédures de gestion internes. Il recueille chaque mois les éléments nécessaires pour le calcul de la paie. Il réalise les paies et les déclarations sociales les plus courantes.

Objectifs pédagogiques

  • Assurer l’assistanat administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique
  • Effectuer le suivi administratif des fonctions commerciales
  • Assurer le suivi administratif des ressources humaines
  • Contrôler et comptabiliser les documents commerciaux, sociaux et fiscaux (TVA) de l’entreprise
  • Recueillir les éléments nécessaires au calcul de la paie et s’assurer de leur prise en compte
  • Préparer les déclarations sociales courantes

Métiers visés

  • Secrétaire comptable
  • Secrétaire polyvalente

Modalités

Modalité d'inscription et de positionnement

  • Sur dossier (possibilité de le télécharger sur le site de l’ESFAC)
  • Entretien individuel approfondi
  • Être titulaire d’un CAP / BEP ou en avoir le niveau

Validation du diplôme

  • Diplôme d’état, validé par le Ministère du Travail et de l’Emploi inscrit au RNCP N° 1212

Réglement Examen

Étude de cas Mise en situation écrite
Mise en situation orale
écrite
orale
8 h
+15 mn
Évaluation complémentaire Rédaction d’une fiche de synthèse décrivant les modes de conservation et de traçabilité de l’information que le candidat a observés lors de ses périodes en entreprise écrite
orale
10 mn
Entretien avec un jury* Évaluer la représentation que se fait le candidat de l’emploi et des comportements professionnels induits orale 20 mn

Le candidat est évalué par un jury composé de professionnels sur la base des éléments suivants :

  • les résultats aux évaluations réalisées en cours de formation
  • un dossier professionnel (DP)
  • une mise en situation professionnelle
  • un entretien technique
  • un entretien final

 

Programme

 
ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRÉTARIAT ET ASSISTER UNE ÉQUIPE
  • Produire des documents professionnels courants
  • Assurer la communication des informations utiles à l’activité du service ou de la structure
  • Assurer le classement et l’archivage des documents du service ou de la structure
  • Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur
  • Assurer le traitement du courrier
  • Coordonner le planning d’activités d’une équipe et fixer des rendez-vous
  • Organiser les déplacements et les réunions
  • Gérer les stocks de consommables
 
RÉALISER LE TRAITEMENT ADMINISTRATIF DES DIFFÉRENTES FONCTIONS DE L’ENTREPRISE
  • Assurer l’administration des achats et des ventes
  • Régler les litiges administratifs ou commerciaux de premier niveau
  • Assurer le suivi administratif courant du personnel
  • Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l’activité du service ou de l’entreprise
 
ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE COMPTABILITÉ
  • Identifier, vérifier, comptabiliser les documents commerciaux pour produire des états comptables
  • Établir et comptabiliser les déclarations de T.V.A.
  • Comptabiliser les documents bancaires et suivre la trésorerie au quotidien
  • Justifier le solde des comptes et rectifier les anomalies
 
PRÉPARER LA PAIE ET LES DÉCLARATIONS SOCIALES COURANTES
  • Préparer les éléments fixes et variables pour l’édition des bulletins de paie
  • Editer les bulletins de paie
  • Générer la D.S.N. pour les organismes sociaux
  • Contrôler l’édition des bulletins et la D.S.N.

 

Lieu de formation

Modalités de financement

Afin de répondre aux besoins de chacun, les formations peuvent être suivies en :

  • Autres : nous consulter
  • Congé Individuel de Formation - CDD
  • Congé individuel de Formation - CDI
  • Contrat de professionnalisation
  • Convention de Formation Individuelle - Etudiant
  • CSP : Contrat de Sécurisation Professionnelle
  • Financement Région Normandie
  • Période de Professionnalisation
  • ...
En savoir plus

Et après ?

  • Emilie a été embauchée en tant qu'aide-comptable au sein d'un organisme de formation. Actuellement en CDD, elle devrait signer un CDI prochainement
  • Marie a signé un contrat de professionnalisation dans une entreprise de menuiserie. Après deux ans en alternance, elle a obtenu son BTS Comptabilité
  • Sophie est secrétaire polyvalente dans une société de négoce automobile en CDI. Elle accueille les clients, rédige les devis, effectue la facturation et la comptabilité courante

Moyens pédagogiques

  • Un coordinateur pédagogique dédié à la formation
  • Accès à une plateforme d’apprentissage à distance (LMS)
  • Centre de ressources multimédia
  • Evaluation des acquis tout au long de la formation
  • Accompagnement à la rédaction du dossier professionnel
  • Mises en situations professionnelles dans le cadre d’études de cas
  • Intervenants professionnels experts (5 ans minimum)
  • Accompagnement personnalisé

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